Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
BUSY RADOM – WYPOŻYCZALNIA SAMOCHODÓW DOSTAWCZYCH
W związku z realizacją usług wynajmu samochodów dostawczych, zawieraniem i wykonywaniem umów oraz obsługą klientów, informujemy, że czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych są wykonywane przez firmę BUSY RADOM NIP 7963009613, będącą Administratorem danych osobowych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych (RODO).
1. Cel przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celach związanych z prowadzeniem działalności wypożyczalni, w tym:
- zawarcia i realizacji umów najmu samochodów dostawczych,
- obsługi klientów i rezerwacji,
- kontaktu w sprawach związanych z wynajmem,
- rozliczeń, wystawiania faktur i rachunków,
- dochodzenia należności i ochrony praw Administratora,
- spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych i rachunkowych),
- zapewnienia bezpieczeństwa pojazdów i użytkowników poprzez system monitoringu GPS.
2. Podstawa prawna przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:
- 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy najmu lub podjęcia działań przed jej zawarciem,
- 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
- 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym:
- kontakt z klientem w sprawach związanych z umową,
- dochodzenie ewentualnych roszczeń,
- zapewnienie bezpieczeństwa mienia i kierowców (monitoring GPS).
3. Monitoring GPS w pojazdach
Wynajmowane pojazdy mogą być wyposażone w system lokalizacji GPS, który rejestruje dane dotyczące położenia, prędkości, czasu postoju i trasy przejazdu.
Cel monitoringu GPS:
- ochrona mienia Administratora przed kradzieżą lub zniszczeniem,
- umożliwienie szybkiego reagowania w sytuacjach awaryjnych,
- kontrola sposobu użytkowania pojazdu zgodnie z warunkami umowy,
- dochodzenie roszczeń w przypadku naruszenia umowy (np. przekroczenia limitu kilometrów, wypadku, nieuprawnionego użytkowania pojazdu).
Dane GPS są przetwarzane wyłącznie przez Administratora i podmioty upoważnione do ich obsługi (np. dostawców systemów telematycznych).
Nie służą one do stałego monitorowania kierowcy ani oceny jego zachowania poza zakresem wynikającym z realizacji umowy.
4. Odbiorcy danych osobowych
Dostęp do danych osobowych mogą mieć:
- upoważnieni pracownicy Administratora,
- podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (np. obsługa IT, księgowość, serwis pojazdów, ubezpieczyciele),
- dostawcy usług prawnych i doradczych (np. kancelarie, firmy windykacyjne),
- firmy świadczące usługi kurierskie i pocztowe,
- podmioty uprawnione do uzyskania danych na mocy przepisów prawa (np. policja, sądy, urzędy).
Wszystkie podmioty przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług i na podstawie umów powierzenia danych zgodnych z RODO.
5. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowywane są przez następujące okresy:
- dane dotyczące umów najmu – przez okres obowiązywania umowy oraz do czasu przedawnienia roszczeń (maksymalnie 3 lata od zakończenia współpracy),
- dane przetwarzane w celach księgowych i podatkowych – przez okres wymagany przepisami prawa, tj. 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą,
- dane z systemów GPS – przez okres niezbędny do realizacji celu monitoringu, nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia ich zebrania, chyba że przepisy prawa lub toczące się postępowania uzasadniają ich dłuższe przechowywanie.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,
- sprostowania lub uzupełnienia danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- przeniesienia danych do innego administratora,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
7. Kontakt z Administratorem danych
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw można kontaktować się z Administratorem:
BUSY RADOM – WYPOŻYCZALNIA SAMOCHODÓW DOSTAWCZYCH
adres siedziby: ul. Energetyków 1 (teren Castoramy), 26-600 Radom
e-mail: busyradom@gmail.com
Osoba, która składa wniosek dotyczący przetwarzania swoich danych osobowych, może zostać poproszona o udzielenie odpowiedzi na kilka pytań weryfikujących tożsamość – w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.